La signature numérique de documents accélère considérablement certains processus administratifs et commerciaux. Le confort et le gain de temps d’éviter les transferts, les déplacements, les rendez-vous ou les réunions en face à face sont très pertinents. Savoir signer électroniquement un document est essentiel pour pouvoir profiter de ces avantages.
Pourquoi la signature électronique en vaut-elle la peine ?
La vérification minutieuse des données et la préservation des informations clés sur l'utilisateur deviennent les garants de la fiabilité de la signature électronique. Appliquée à un texte, un élément graphique ou un contrat, la signature confirme la paternité du signataire. Le mécanisme d'authentification de l'analogue numérique de la signature confirme la légitimité de l'action. Une signature électronique est la méthode la plus fiable pour protéger les informations sur les transactions et la création de documents provenant de tiers. Le principe de la cryptographie crée un code complexe qui ne peut être déchiffré qu'à l'aide d'un certificat ou d'un mot de passe d'accès. Craquer le chiffrement est impossible, ce qui assure la crédibilité de la signature. L'enregistrement du droit de signature s'effectue par l'intermédiaire de centres de certification. Seules les organisations certifiées ont le droit de recevoir, de vérifier et de stocker des informations confidentielles sur un client.
Que faut-il pour signer un document avec une signature électronique ?
- Le document lui-même : Vous devez être sûr qu'il ne contient pas d'erreurs et qu'il ne nécessitera pas de modifications. Les modifications sont interdites dans un document certifié par une signature électronique.
- Certificat : Avec lui, vous pouvez déterminer qui signera le document. Comparé à un simple certificat de signature, il confère une valeur juridique au document. Il est très important de choisir le bon type de certificat si l'utilisateur en possède plusieurs.
- Programmes qui permettent une interaction avec les mécanismes de la signature électronique et de la cryptographie : Ils sont chargés de travailler avec les propriétaires de signatures numériques, de lire, de vérifier les certificats, les clés électroniques, le cryptage. Avec l'aide de ce logiciel, des programmes et des plugins sont conçus pour générer et vérifier des signatures numériques.
- Programmes et plugins nécessaires pour vérifier et créer la signature. Pour certifier des documents avec une signature au format Word et PDF, des plugins pour des éditeurs connus peuvent être utilisés. En outre, beaucoup utilisent des programmes distincts avec lesquels vous pouvez signer et vérifier des fichiers de tous formats.
Principe de fonctionnement
En somme, le principe de la signature est d'encoder le document. Une fois la signature électronique apposée, il est impossible d'ajouter de nouvelles informations au dossier. Toute la procédure passe par un logiciel spécial. Pour apporter des modifications, vous devez ouvrir le document, y apporter des modifications, puis signer à nouveau le document avec une signature électronique. En même temps, une nouvelle signature sera apposée sur le document avec l'heure et la date actuelles de la signature. C'est cette qualité qui donne de la crédibilité au document.
